Непростая экономическая ситуация в мире и растущая конкуренция во многих отраслях экономики и на большинстве географических рынков вынуждают российские предприятия искать действенные пути повышения эффективности. Опыт прошлого ясно показал: массовые сокращения, снижение зарплат и другие «непопулярные меры», давая краткосрочный эффект, зачастую лишают предприятие будущего, поскольку подрывают лояльность сотрудников, разрушают коллектив и больно бьют по перспективным проектам. Кроме того, возможности «закручивания гаек» в общем-то исчерпаны, дальше увеличивать нагрузку на персонал практически невозможно. Но что же делать? Ведь повышать эффективность все-таки надо.
В этой объективно непростой ситуации надо по-новому взглянуть на организацию офисного пространства с учетом современных информационных технологий (ИТ) совместно с аудиовизуальными (AV) решениями. С их помощью можно:
В этом случае рост результативности достигается за счет того, что повышение нагрузки на людей не приводит к психологическим срывам, поскольку условия работы остаются комфортными и удобными, сохраняются сложившийся стиль работы и система управления организацией. Более удобной и результативной становится совместная работа людей в группах разного масштаба (collaboration), стираются границы между сотрудниками, работающими в офисе и вне его, сближаются географически удаленные офисы. В то же время, в нужный для себя момент организация может получить еще больший прирост эффективности, перестроив рабочие процессы на базе новых возможностей, привнесенных новыми технологиями.
Будучи простыми для пользователя, современные AV-решения - это сложнейшие технические системы, объединенные с современными информационными технологиями, поэтому в заключительной части статьи мы рассмотрим наиболее типичные ошибки при внедрении AV-решений.
Как AV-решения меняют работу организации
Рассмотрим несколько примеров, обращая внимание и на технические аспекты, и на основные механизмы окупаемости AV-решений.
Более рациональное использование офиса
Установка в конференц-залах и в переговорных комнатах профессионального AV-оборудования, включая системы видеоконференцсвязи (ВКС), и организация корпоративного мультимедийного пространства, на котором хранятся записанные видео и электронные документы, презентации - это современный вариант применения AV-технологий в бизнесе. Переговоры с клиентом, мозговой штурм, клиентские семинары, выработка управленческих решений оказываются гораздо более результативными, если к обсуждению можно мгновенно подключить любого сотрудника, а очное общение дополнено просмотром презентаций и интерактивной работой со всевозможными электронными документами, ресурсами интранет и интернет, «облачными» бизнес-приложениями.
Возникает понятие умного (или «самонастраиваемого») офиса. Появляется понятие помещений-трансформеров, которые можно быстро превратить в единый конференц-зал или несколько переговорных комнат и/или учебных аудиторий. Причем в любых конфигурациях все помещения остаются максимально удобными для пользователей и приспособленными к конкретной задаче (например, проведению переговоров или обучению работе с новым продуктом). Трансформеры позволяют эффективно использовать каждый метр офиса и интегрировать AV-технологии в гораздо более широкий круг бизнес-процессов.
Надо по-новому взглянуть на организацию офисного пространства с учетом современных информационных технологий (ИТ) совместно с аудиовизуальными (AV) решениями...
Еще один новый и чрезвычайно перспективный тренд связан с созданием комфортной среды для продуктивной работы небольших групп в открытом пространстве офиса. В таких решениях широко используется различное мобильное оборудование (панели, проекторы и др.), которое может легко перемещаться по офису или быстро менять конфигурацию (например, за счет особого крепления интерактивных панелей можно менять угол наклона рабочей поверхности). Кроме того, здесь приходится применять особые способы управления освещением и звуком, позволяющие обеспечить комфорт рабочей группе и снизить ее влияние на окружающее помещение. Как и в трансформере, здесь может применяться особая модульная мебель, рассчитанная на перемещение, создание различных конфигураций пространства, а также на использование каждым участником множества различных цифровых устройств.
Широкое использование таких «переговорных без стен» - это настоящий прорыв, поскольку в итоге AV-технологии становятся основным инструментом при решении любой задачи.
Однако к такой организации работы в офисе надо хорошо подготовиться. Определить, как подразделения общаются между собой, построить схему их взаимодействия, спланировать офис (в соответствии с внутренними коммуникациями). Надо понять, какие вопросы могут обсуждаться различными подразделениями, какого типа информация может понадобиться (документы, таблицы, изображения, видео или данные из интернета). Чтобы проанализировать процессы взаимодействия и создать планировочное и технологическое решение, нужен системный интегратор, специализирующийся в области аудиовизуальных коммуникаций. В итоге можно резко повысить производительность труда - люди не будут тратить время на хождение по офису, у них всегда будут места для переговоров, где они смогут собраться и обсудить важные вопросы.
Кроме того, офис должен уметь быть не только «самонастраиваемым», но и «резиновым», то есть с ростом бизнеса количество рабочих мест должно легко увеличиваться, а при спаде - сворачиваться, так, чтобы пустующие места не производили гнетущего впечатления на оставшихся.
Работа в команде
Эффект внедрения вышеперечисленных решений связан с тем, что любому среднему и крупному бизнесу крайне важно построить командное взаимодействие сотрудников. Это понятно: большая часть решений готовится или принимается коллективно; без рабочих групп крайне трудно организовать четкое взаимодействие подразделений, например, при работе над совместным проектом. Нужно уметь быстро принимать коллективные решения, понятные каждому. Но как это сделать? Для организации коллективной работы все материалы, нужные каждому участнику встречи, должны быть под рукой (документы, таблицы, изображения, видео или данные из интернета), чтобы в случае необходимости их можно было без задержек задействовать в совместной работе. Скорость доступа к материалам во многом определяет скорость принятия решения. И конечно, эти материалы должны быть хорошо видны каждому участнику обсуждения.
Если учесть стоимость рабочего времени всех сотрудников, которые принимают участие в каждом конкретном совещании, и помножить его на число совещаний, то, несомненно, компании будет намного выгоднее и ускорение принятия решений, и устранение ненужных потерь времени (например, ожидание доступности переговорной). Такое ускорение повышает эффективность бизнес-процессов компании, позволяет ей гораздо оперативнее реагировать на любые изменения. Такой эффект подсчитать затруднительно, однако о нем говорят практически все компании, внедрившие подобные решения в повседневную практику.
HR
Трудности привлечения квалифицированных сотрудников и повышение их лояльности к компании - одна из острейших проблем, с которыми сталкиваются современные предприятия. В решение этих проблем AV-решения вносят свой вклад.
Во-первых, AV-решения позволяют создать высокоэффективную систему корпоративного обучения. Новые сотрудники быстрее включаются в работу, а старые получают более широкие возможности двигаться вперед. Технической основой здесь служат интранет-порталы и корпоративный видео-ресурс, транслирующий материалы в любое место, в т. ч. на мобильные и стационарные устройства сотрудников.
Использование таких «переговорных без стен» - это настоящий прорыв, поскольку в итоге AV-технологии становятся основным инструментом при решении любой задачи...
Организация комфортной работы в офисе повышает лояльность сотрудников к своей компании. Организация же снижает риски срыва важных проектов из-за ухода ценных специалистов, сокращает текучку, а следовательно, меньше тратит на поиск и обучение новых сотрудников. Масштаб эффекта нетрудно оценить, даже если ограничиться лишь расчетом затрат на замещение вакансий. Для каждой вакансии надо подсчитать зарплату сотрудника за два-три месяца испытательного срока, когда он только знакомится с компанией и погружается в стоящие перед ним задачи. К этому надо добавить компенсацию кадровому агентству (зарплата сотрудника за один-два месяца) или иные затраты на привлечение и отбор соискателей. Добавим сюда нагрузку на наставников, HR-специалистов и руководителей, направляющих нового сотрудника. Учтем также и то, что далеко не всегда соискатель успешно проходит испытательный срок. А это значит, что расходы надо повторять, иногда и не раз. А ведь это не только деньги, но и упущенное время.
Воздействие на клиента
Одна из главных задач бизнеса - убедить потенциального клиента сделать выбор в пользу продуктов и услуг компании. Для этого надо убедительно представить их клиенту. Все начинается еще до собственно презентации, ведь офис и комната переговоров уже дают клиенту представление о том, насколько компания стабильна и респектабельна, можно ли ей доверять. Не менее важно и то, как клиент запомнил те аргументы, которые обсуждались на встрече. Чем дольше он их помнит, тем выше вероятность решения в пользу вашей компании.
Доказано, что самым мощным проводником информации в мозг человека является зрение. Не случайно сетчатка глаза была метко названа «мозгом, выдвинутым на периферию». Скажем, количество нейронов, отвечающих за зрение, исчисляется сотнями тысяч, и занимают они примерно 30% мозга. При этом за чувствительность кожи отвечает 8% нейронов, а за слух - всего 3%. Зрительные образы способны наиболее сильно воздействовать на эмоциональное состояние человека, формируя у слушателя адекватную реакцию и способствуя принятию нужного решения.
Статистика показывает, что человек запоминает:
- 10% прочитанного;
- 20% услышанного;
- 30% увиденного;
- 50% увиденного и услышанного одновременно;
- 70% рассказанного;
- 90% сделанного.
Это связано с тем, что у нас существует несколько типов памяти: зрительная (визуальная), слуховая (вербальная), обонятельная, вкусовая, осязательная и моторная (кинестетическая). И чем больше органов наших чувств принимает участие в восприятии какого-нибудь впечатления или группы впечатлений, тем в большем наборе видов памяти они сохраняются, а потом легче воспроизводятся. Именно поэтому интерактивные презентации (в которых задействованы интерактивные доски, интерактивные дисплеи и интерактивные проекторы) все больше и больше завоевывают свое место в офисах и учебных центрах.
Окупаемость AV-решений
Если вновь посмотреть на рассмотренные кейсы, нетрудно заметить, что в каждом случае одни факторы окупаемости допускают простую количественную оценку, а другие (не менее важные) нельзя количественно измерить, хотя механизм их действия совершенно прозрачен. Отчасти здесь могут помочь замеры каких-либо параметров (например, снижение текучки или расширение воронки продаж) до внедрения AV-решения и по прошествии некоторого времени. Но даже если ограничиться только факторами из первой группы, AV-решения относятся к числу быстро окупаемых.
Типичные ошибки при внедрении AV-решений
Внедрение AV-решения может быть весьма эффективным, а может не дать заметного результата. С чем это связано? Сегодня основная причина этого так или иначе связана с отсутствием у заказчика практики применения аудиовизуальных средств в повседневной работе. А это приводит к нескольким типичным ошибкам.
Пожалуй, самая главная ошибка - это несогласованность AV-проекта с дизайн-проектом помещения или инженерной инфраструктурой здания. Создание современных аудиовизуальных решений предполагает сотрудничество всех участников проекта: от заказчика, архитекторов и строителей до интеграторов. Компанию, специализирующуюся на комплексном оснащении офисных помещений, лучше приглашать еще на этапе разработки дизайн-проекта. Это позволит своевременно согласовать точки расположения устройств и коммутации, правильно «вписать» их в будущий интерьер и интегрировать с инженерными, информационными, телекоммуникационными, мебельными и другими смежными решениями.
Однако даже если все это учтено, камнем преткновения может стать неправильный выбор или отсутствие внутреннего заказчика проекта. Проектирование выполнено, оборудование установлено, но решение не востребовано сотрудниками компании. Причина проста: начальство не настаивает - и работа продолжается по старинке. Идеальный вариант - когда внутренним заказчиком является руководство компании, которое понимает значимость AV-решения для достижения тех или иных целей бизнеса и подходит к выбору решений с точки зрения организации внутренних бизнес-процессов. Внутренним заказчиком может быть генеральный директор, коммерческий директор, директор по маркетингу и т. д. Важно, чтобы он был действительно заинтересован в улучшении процессов, использующих AV-решение.
Максимальный эффект от AV-проектов достигается в тех случаях, когда компания-интегратор тесно взаимодействует с внутренним заказчиком напрямую. Это особенно важно на этапе проектирования, когда должны быть детально проанализированы и учтены все существенные бизнес-процессы. На практике же интеграторы вынуждены работать только с посредником, например, с архитектурным бюро или управляющей компанией. Получается что-то типа «испорченного телефона».
Самая главная ошибка - это несогласованность AV-проекта с дизайн-проектом помещения или инженерной инфраструктурой здания...
Неверная последовательность этапов проекта или даже пропуск некоторых важных этапов может привести к тому, что на выходе получится не то, что изначально задумывали. Начиная проект не с формулировки функциональных задач оснащаемого помещения, а с определения перечня устанавливаемого оборудования, заказчик рискует получить совсем не то решение, в котором на самом деле нуждается компания. Скажем, для повышения эффективности работы в переговорной комнате совершенно не достаточно просто установить ЖК-дисплей, необходимо продумать варианты работы с ним пользователей, возможность подключения к нему различных источников информации и т. п., и только после этого переходить к этапу подбора конкретной модели. Еще удивительнее, когда из проекта исключают обучение пользователей. В итоге люди даже не подозревают о многих возможностях нового комплекса оборудования, и он простаивает или используется далеко не на полную мощность. А ведь современные AV-решения просты для пользователя, и обучение работе с ними совсем не сложно.
Ошибка многих организаций состоит и в переоценке возможностей собственных ИТ-специалистов. Желание выполнить проект по внедрению аудиовизуального решения силами своей компании, вернее, ИТ-подразделения, в подавляющем большинстве случаев заканчивается неудачей. Слишком сложна и специфична область AV-технологий, слишком быстро они развиваются. Особо подчеркну, что даже самые грамотные ИТ-специалисты чаще всего вообще не владеют серьезными знаниями и опытом по организации комфортного взаимодействия между людьми. К тому же надо иметь опыт в определенном направлении, которым и являются AV-технологии, чтобы не поставить то оборудование, которое быстро устареет.
Одно из проявлений ошибки, совершаемой ИТ-специалистами, - неправильные технические расчеты при выборе оборудования. Не разбираясь досконально в его характеристиках, очень легко ошибиться: скажем, установить проектор с низкими показателями яркости и контрастности. В итоге пользователи не захотят или не смогут с ним работать. Встречаются и случаи избыточной технической оснащенности помещений, когда закупается оборудование с ненужными характеристиками, а то и целые комплексы ненужного оборудования. Например, установка на небольшом расстоянии от зрителей слишком большого дисплея неизбежно создает дискомфорт восприятия отображаемой информации.
Иногда, находясь в очень жестких рамках бюджета, заказчик приобретает значительно более дешевое оборудование, чем предполагал ранее. Надо помнить, что, например, некачественные колонки настолько ухудшают звуковое сопровождение ВКС, что пользоваться системой становится неприятно или даже невозможно. И деньги на гораздо более дорогую видеосоставляющую оказываются выброшенными на ветер.
Что же делать?
Алгоритм получения эффективного AV-решения для современного офиса проверен временем. Необходимо четкое разделение функций между заказчиком, который концентрируется на бизнес-задачах и на контроле качества внедрения, и интегратором, досконально знающим современное AV-оборудование и имеющим портфель проектов и компетенции во всех вопросах, связанных с созданием AV-решений и их интеграцией с ИТ-инфраструктурой и инженерными системами заказчика. Такой интегратор должен предложить целостную концепцию решения, включающую не только технические вопросы, но и влияние этого решения на бизнес-процессы, а также возможности его развития.
При этом и заказчик, и исполнитель, решая сегодняшнюю задачу, обязательно должны думать о завтрашнем дне, об изменении масштабов бизнеса, о распространении AV-решения на более широкий круг бизнес-процессов, о технологических трендах и о создании решения, которое максимально долго не устареет морально.
Дальновидный заказчик обязательно стремится предусмотреть неизбежную модернизацию офиса и аудиовизуальной среды, а также возможности перенастройки офиса. Если собственник задумывается о потенциальных изменениях еще на стадии проектирования помещений, он приходит к тому, что весь офис должен быть сделан мобильным. И если стены передвинуть нельзя, то с помощью AV-систем и специальной мебели уже сегодня вполне можно создать удобную рабочую среду, способную «подстраиваться» под новые условия. Грамотный подход к реализации проекта, тщательный выбор исполнителя и избежание вышеперечисленных ошибок позволит создать действительно эффективный инструмент и вывести бизнес-процессы компании на новый качественный уровень.
Анна Зуева
, директор «Делайт 2000», для журнала «Консультант»
Все о кадровой службе
В Бераторе «Сотрудники и вы» подробно описана вся работа по кадровому учету: как организовать кадровую службу «с нуля», безошибочно оформить отпуск, обосновать надбавки, премии, выплатить декретные и отпускные.
Москва, 29 августа - «Вести. Экономика». Не важно, работаете ли вы в офисе пять дней в неделю или развиваете свой собственный бизнес, в определенные моменты у вас возникнет необходимость и желание повысить собственную продуктивности. Для многих людей это ежедневная и изнурительная работа. Однако есть несколько способов, с помощью которых вы сможете работать более эффективно.1. Следите за временем
Если вы будете следить за временем, то это позволит лучше понять. Сколько вам требуется на выполнение того или иного задания. Вы также будете знать, сколько времени вы потратили впустую - не важно, проговорили ли вы с коллегами на не относящиеся к работе темы или бессмысленно просматривали соцсети. Согласно исследованиям, отслеживание своего времени помогает повысить продуктивность на 27% в среднем. Кроме того, существует множество технических возможностей, позволяющих оптимизировать свое время - например, чтобы не проверять каждые пять минут почту в ожидании важного письма, а установить звуковой сигнал, так чтобы вы знали, когда получаете письмо. Кроме того, существуют различные способы планирования своего времени, напоминалки как в компьютере, так и в телефоне.2. Делайте перерыв каждые 90 минут
Как и большинство людей, мы заняты тем, что по дороге на работу отвечаем на электронные письма или общаемся в соцсетях. Когда у нас выдается свободная минутка, мы тут же берем в руки телефон. И таким образом получается, что мы работает без остановки. Но ни один человек не может выдержать такого напряжения и постоянной работы. Наш организм работает в рамках определенного цикла, который определяется сменой светлого и темного времени суток. Этот цикл влияет и на режим сна. Наш организм переходит от одной 90-минутной фазы к другой. Когда речь заходит о работе, то и здесь важны циклы. Никто не может работать с одинаковой эффективностью все 8 часов. Наш мозг может сосредотачиваться в течение каждых 90-120 минут, а затем ему необходима передышка. Именно поэтому стоит планировать свой день таки образом, чтобы делить его на несколько 90-минутных фаз, в промежутках между которыми вы будете делать небольшой перерыв. Именно такой режим позволит добиться максимальной эффективности.3. Вздремните
Да-да, вы не ошиблись. Согласно исследованиям, 20-минутный сон после обеда может повысить вашу эффективность. Небольшой сон позволит вам освежиться, отдохнуть и перезарядить свой мозг. Кроме того, вы будете чувствовать себя более расслабленным. Такой сон также продлевает жизнь и является профилактикой сердечных приступов.4. Работайте при естественном свете
Согласно исследованиям, существует сильная связь между наличием естественного освещения рабочего помещения и качеством работы, а также качеством сна, активностью и качеством жизни. Согласно исследованиям, те сотрудники, которые работают при естественном освещении, спят на 46 минут дольше, чем те, которые работают при искусственном освещении. Кроме того, такие сотрудники спят более глубоко и качественно и в целом чувствуют себя лучше. Все это, несомненно, оказывает влияние на эффективность рабочего процесса.5. Оцените скорость интернете
Согласно исследованиям, скорость интернета также влияет на уровень эффективности работы. Чем выше скорость интернета, тем выше продуктивность. Это звучит совершенно логично и закономерно. Однако важно уметь использовать это на практике. Подумайте о том, как сильно повысится ваша продуктивность, если вы увеличите скорость интернета. Возможно, вы привыкли ждать несколько секунд, пока загрузится нужная страница. В течение дня эти секунды складываются в минуты. Именно поэтому специалисты рекомендуют работодателям потратиться на повышение скорости интернета в офисе, чтобы повысить продуктивность сотрудников. Если вы работаете из дома, то стоит также рассмотреть возможность купить пакет с более высокой скоростью.6. Дышите свежим воздухом
Исследования доказывают, что человек будет работать намного эффективнее, если он дышит свежим воздухом, если его окружает природа, которая стимулирует творческий подход к работе. К сожалению, в современных городах работа в окружении природы практически невозможна. Тем не менее, всегда есть возможность сделать свою работу чуть ближе к природе. Открывайте окна и дышите свежим воздухом, если есть такая возможность. Офис можно украсить растениями, что не только сделает воздух более свежим, но и снизит уровень стресса.7. Планируйте свой день накануне
Планирование дня позволяет оптимизировать время, которое вы потратите на решение определенных задач. Запишите накануне те дела, которые вам необходимо сделать завтра. И когда вы выполните их, ваше настроение точно улучшится. Кроме того, составление планов на день снижает тревожность и заставляет работать более продуктивно. Это также освобождает время и силы для решения других задач.8. Будьте счастливы
Как показывают исследования, счастливые люди работают более продуктивно. Именно поэтому эксперты советуют обратить внимание на свое эмоциональное состояние. И если оно покажется вам неудовлетворительным, то стоит задуматься о том, что можно сделать для того, чтобы стать немного более счастливым человеком. Радуясь жизни, вы становитесь более продуктивным не только в работе, но и в жизни в целом. Счастливый человек менее подвержен стрессам, а соответственно, у него остается больше сил для выполнения своей работы. Счастливый человек более творчески подходит к решению даже самых банальных задач.9. Избегайте плохих новостей
Если вы живете с постоянно включенным телевизором, то это означает, что вы постоянно слушаете новости, а они редко когда бывают хорошими. Постоянный новостной поток оказывает влияние на ваше эмоциональное состояние, а это, в свою очередь, отражается на вашей продуктивности. Поэтому вместо того, чтобы смотреть новости, вы можете почитать книгу, сделать небольшую зарядку или просто совершить небольшую прогулку, чтобы подышать свежим воздухом.10. Обедайте в компании друзей
Согласно исследованиям, те люди, которые обеденный перерыв проводили со своими друзьями, оказались на 36% более эффективными, чем те, кто обедали в одиночестве. Кроме того, такие люди были на 30% меньше подвержены стрессам. Эксперты отмечают, что общение с приятными людьми снижает эмоциональное напряжение, позволяет посмотреть на свои проблемы под другим углом. Если же вы фрилансер и работаете из дома, то стоит задуматься о том, чтобы хотя бы иногда выбираться из дома и встречаться с друзьями.11. Посмотрите видео на YouTube
Согласно исследованию Мельбурнского университета, иногда полезно немного полениться на рабочем месте. Исследование показало, что те, кто позволяет себе иногда отвлекаться от рабочего процесса, оказываются более продуктивными. Когда люди чувствуют, что больше не могут сосредоточиться на выполнении рабочих задач, они начинают отвлекаться. Поэтому эксперты советуют делать небольшие перерывы, во время которых можно посмотреть видео на youtube, никак не связанное с работой. В конечном итоге, такие перерывы приведут к повышенной продуктивности.12. Измените температуру воздуха
Согласно исследованиям, оптимальная температура воздуха для продуктивной работы в офисе - от 21 до 22 градусов по шкале Цельсия. Такие результаты получили ученые Технологического университета Хельсинки. Согласно исследованиям, сотрудники, которые работают в условиях более низкой температуры, делают больше ошибок. Также больше ошибок совершают и те, кто работает при более высокой температуре. Поэтому проверьте температуру воздуха в помещении и измените настройки кондиционера или обогревателя.13. Избавьтесь от хлама
Ученые Принстонского университета пришли к выводу о том, что избыток ненужного хлама приводит к снижению продуктивности. Наш мозг отвлекается на ненужные вещи, что препятствует выполнению необходимых задач. Поэтому эксперты советуют держать рабочее место в чистоте, а кроме того, все вещи должны лежать на своих местах, чтобы не отвлекаться на долгие поиски нужной вещи. Ментальный хлам также мешает продуктивности. Эксперты советуют не просто составлять список дел, а составлять его с учетом приоритетов, выделяя те задания, которые необходимо сделать в первую очередь.14. Работайте над одной задачей
Нашему мозгу сложно выполнять сразу несколько задач, поэтому эксперты советуют сосредоточиться на выполнении одного задания и только после этого переходить к следующему. Это позволит повысить эффективность, так как если вы будете метаться между разными заданиями, высока вероятность того, что ни одно из них в итоге не будет выполнено так качественно, как хотелось бы, так как при таком режиме вы с большей вероятностью будете упускать из внимания важные детали.15. Слушайте музыку
Шум может отвлекать вас. Однако звуки музыки стимулируют продуктивность. Музыка способствует повышенной концентрации внимания на решении рабочих задач. Эксперты советуют выбирать инструментальную музыку, чтобы не отвлекаться на текст.
Как повысить КПД офисных сотрудников, вынужденных изо дня в день проделывать рутинную работу? Предприниматели с разных концов планеты сходятся в следующих золотых правилах: максимальный комфорт рабочего пространства, удобная и практичная одежда, больше двигательной активности и эффективные средства для релаксации.
В этот раз, с вашего позволения, мы начнем наш ТОП бизнес-идей не в порядке необычности, а согласно ежедневному расписанию типичного представителя офисного планктона, чтобы лучше понять его потребности и выяснить, как именно на них можно заработать.
1.
Утро типичного Homo Planktonicus начинается с вопроса о том, что сегодня надеть. Если у женщин основная трудность заключается в выборе одной вещи из тысячи возможных, то у мужчин дилемма другого характера. "Пойти во вчерашней грязной рубашке, пойти во второй, но не глаженной, или потерпеть летний зной и надеть свитер?" Так вот, специально для таких ленивых мужчин с коротким гардеробом американская компания Wool&Prince уже давно изобрела сорочку, которую не нужно стирать и гладить целых 100 дней! Удивительно, но тесты, который лично проводил основатель компании Марк Бишоп показали, что за три месяца рубашка не теряет своих качеств, не пачкается, не мнется и не издает неприятных запахов, подчеркивая тем самым чистоплотность своего хозяина. Можно только догадываться, сколько бы производство таких рубашек могло бы принести прибыли при хорошем продвижении товара в России.
2.
В дополнение к гардеробу офисного работника можно приложить и костюм-двойку. Но, разумеется, не обычный, а велокостюм. Если в Европе добираться до офиса на велосипеде - дело довольно обыденное, и такими нарядами никого не удивишь, то в России можно стать законодателем мод! В конце концов, количество автомобилей и пробок рано или поздно само вынудит клерков пересаживаться на двухколесный транспорт. Для того, чтобы не терять достоинство, пересаживаясь на велосипед, можно купить костюм-двойку от престижного ателье «Паркер Дюрсо». В нем сотрудник не будет потеть и по пути в офис не попадет в ДТП: брючина застегивается на липучку-манжет и потому не попадает в велосипедную цепь. А еще пиджак снабжен молниями, расстегнув которые для удобства можно освободить руки. И это далеко не все «фишки» умного костюма.
3.
Вот, наконец, наш клерк добрался на велосипеде до офиса и перед ним родное и любимое здание офисной конторы. Которое, может быть, он уже и видеть не хочет со всем его содержимым, включая начальство! Но вынужден… Или не вынужден? Вот в маленькой Дании руководители компаний уже давно поняли, что работать в душном кабинете современному работнику порой совершенно ни к чему. Все, что ему нужно - всего лишь тихое и безлюдное место с выходом в интернет. Проект KantoorKaravaans предлагает устроить мини-офис в туристическом вагончике-автоприцепе прямо посреди леса! Там, в глуши, под щебет птиц и звуки природы, дескать, работается гораздо лучше - и свежие мысли приходят, и КПД растет!
4.
В каком бы офисе человек не работал, везде его ждет оно. Офисное кресло. И хорошо, если оно хотя бы регулируется по высоте и не скрипит. Но сидя за компьютером часами напролет здоровее точно не станешь. Хотя в компании GymGym так не считают. Еще в 2011 году портал «1000 идей» рассказывал об их фирменном кресле-тренажере, которое позволяет делать упражнения на все группы мышц, при этом не вставая с рабочего места. Просто отличный вариант для тех, кто не хочет или не успевает ходить в спортзал.
5.
Не спешите продавать массажные и фитнес-кресла! Среди офисных сотрудников найдется немало скептиков, которые заявят вам, что сидя в любом из них бодрее они себя чувствовать никогда не будут. Для тех, кто любит размяться как следует, возможно подойдет офисный скалодром! Причем, совершенно не разделять зону для работы, с зоной «для игр». К примеру, в городе Саммервиль, штат Массачусетс скалодром расположен в том же помещении, где проводятся совещания и мозговые штурмы. Что и сказать, способ гораздо лучше стимулирует мозг, чем походы в «курилку» или до ближайшего кулера.
6.
Порой у офисных работников сносит крышу. Происходит это обычно к ближе к полудню, к тому времени, когда на улице начинается сорокаградусная жара, кондиционер в кабинете ломается, а уходить с работы еще не скоро - дел буквально по горло. В такие моменты типичный клерк хочет выскочить из офиса и броситься прямо в одежде в холодный бассейн, фонтан или водоем, который находится поблизости и провоцирует его своим видом на безумный поступок. В Японии для этого даже выпускают специальные офисные гидрокостюмы под названиемTrue Wetsuit. Одежда не боящаяся воды сделана из водонепроницаемого эластичного неопрена и моментально высыхает после "акта близости" с водой.
7.
Наконец, настало время обеденного перерыва. Клерк с радостью заканчивает насиловать копир и идет за припрятанной и заранее припасенной едой. Но вместо нее обнаруживает… пустое место. Крайних и виноватых, естественно, нет. Дружное молчание коллектива, разводящего руками и пожимающего плечами, дает понять, что в офисе, не иначе, произошло чудо - телепортация окорочков и салата «Цезарь» на другой конец планеты. А ведь воровства бы удалось избежать, будь у клерка надежный контейнер! Точно такой же, как предлагала когда-то компания Locker Brand - в виде запирающейся на замок клетки.
8.
Вторая половина дня идет у бедолаги довольно напряженно. Начальник придирается по пустякам и заставляет делать то, что не входит в профессиональные обязанности, при этом постоянно орет и грозит увольнением. «А, может, ну его, к черту? Все бросить и уйти! Или не уйти… Нет надо спокойно все сесть и обсудить. Да вообще, хороший у меня начальник. Так, иногда только не в настроении… Да и вообще, балкон такой построил! Молодец начальник!». Группа креативных польских дизайнеров из дизайн-бюро ZALEWSKI ARCHITECTURE GROUP разработала уникальный балкон для релаксации офисных сотрудников. Бродя по нему, можно решить многие профессиональные неурядицы и жизненные проблемы и победить депрессию.
9.
Если, как говорится, один из членов коллектива где-то «загулял» и не дает знать о себе, то о его планах может хорошо рассказать настольная LED-лампа под названием placeLamp. Благодаря смене цветов разработка NBBJ без лишних звонков дает понять другим сотрудникам, где именно находится «пропавший». К примеру, если тот вышел на пару минут и скоро вернется, то лампа горит одним цветом, если он ближе подходит - она становится ярче, а если человека в командировку отправили - не горит вовсе. Очень удобный способ бессловесного общения, который наверняка придется по душе, например, влюбленным сотрудникам, скрывающим от всех свои отношения.
10. Элитное пиво в офисы по пятницам
Наконец-то наступила она! Пятница. Ближе к концу дня наш герой становится душой компании, засыпая всех анекдотами и рассказывая всем, как весело он проведет свой уикенд. Шеф тоже в приподнятом настроении - продажи растут десятикратно, а значит, можно вознаградить своих работяг… элитным пивом! И ничего экстраординарного. В Лондоне у топ-менеджеров традиция «пятничных бонусов» в порядке вещей. Существуют даже специальные компании, которые специализируются по доставке пива в офис. Одна из них - Deskbeer, девиз которой звучит «Как потопаешь, так и полопаешь».
Директор по качеству, ООО "РОТО ФРАНК"
И без того сложный мир требует простоты во всем. Большинству людей стремление к простоте становится ясным, если речь идет о рабочем месте. Удивительно, что уже несколько десятилетий существенным образом в этом направлении ничего не изменилось, несмотря на революционные офисные технологии под лозунгом экономии «без бумаги», несмотря на огромный прогресс в исследованиях организационной и управленческой деятельности. Как и прежде, удивительно быстро растут и высятся горы документов, горделиво возвышаются папки с надписью «Срочно!», мелькают желтые стикеры с номерами телефонов и адресами электронной почты, графики, списки задач, все виды носителей информации от DVD-дисков до флэш-накопителей USB, бизнес-сувениры, безделушки… Зачем?
На этот вопрос мы стараемся ответить в компании РОТО ФРАНК. Бережливость и Lean-технологии во всем, включая офисы!
Рабочее место - это нечто большее, чем место, где мы работаем. Оно является символом, чем-то вроде отражения содержимого наших с вами мыслей. То, что вы держите в голове, магическим образом представлено на вашем рабочем столе. Все более сложные задачи, поступающие изо дня в день на участок от 1 до 2 м 2 , создают из повседневной рутины своеобразный пестрый коллаж.
Однако как только вы начнете целенаправленно пытаться изменить этот арт-объект, вы почувствуете, как меняется и упрощается ваша повседневная работа.
На самом деле аккуратный офис создать проще, чем вы думаете. Это может быть небольшой, но весомый вклад в качество вашей деятельности на рабочем месте.
Тест самоконтроля (насколько хорошо организовано ваше рабочее место)
- Находятся ли непосредственно на своих местах вещи, которые вы используете ежедневно?
- На вашем столе находятся документы того задания, над которым вы непосредственно работаете прямо сейчас?
- Работаете ли вы только с одним ящиком/лотком для входящей почты?
- Гарантировано ли, что срочные (с предусмотренным сроком) документы не хранятся в стопках или лотках для документации, где их придется искать, теряя время?
- Обеспечивает ли ваша промежуточная система хранения текущей документации/проектов, что любой нужный документ вы сможете отыскать максимум за одну минуту?
- Ориентируются ли ваши коллеги в вашей рабочей документации на случай вашего отсутствия?
- Применяете ли вы чеклисты, которые облегчают вашу работу?
- Вы всегда знаете, где разместить тот или иной документ?
- Установили ли вы правила для работы в офисе в письменном виде?
- Учитываются ли на вашем предприятии административные издержки в рамках общей производительности организации?
Подведем итоги. Как часто вы отвечали «да»?
10 раз - Вы уже очень хорошо организованы и знаете, благодаря каким техникам достигли такого результата. Работать с вами - одно удовольствие.
7-9 раз - Вы знаете почти все о том, как организовать письменный стол или рабочее место. Но остается потенциал, реализуя который, вы сможете ощутимо улучшить ситуацию.
3-6 раз - У вас, как и многих других, в руках множество различных дел, с которыми вы должны одновременно справляться. Однако вы сможете убедиться, что существует возможность наладить этот процесс более эффективно (сделать его более ценным).
1-2 раза - Если вы еще не уделяли достаточно внимания оптимизации пространства рабочего места и примите к сведению следующую информацию, вы будете поражены положительному эффекту от применения несложных техник и советов.
Набрали мало баллов? Не стоит расстраиваться! Отвечая на каждый вопрос, вы обозначаете, где именно имеется потенциал для улучшения - там, где вы ответили «нет», есть шанс сделать это!
С чего мы начали в РОТО…
Цель: разработать план последовательных шагов по реализации.
Но прежде - несколько заметок и аксиом по результатам мониторинга состояния дел на старте.
Постоянное улучшение неизвестно в офисах
«Нет времени для наведения порядка, но у каждого есть время искать необходимую вещь». Это практика многих офисов, в том числе и у нас в РОТО. В то время как на Производстве постоянное улучшение и оптимизация - абсолютно нормальная ежедневная рутина, в бюро и офисах к пониманию необходимости оптимизировать текущие процессы приходят не сразу. Ошибки, которые проще всего совершить, сложнее всего обнаружить, с наиболее затратными последствиями и сложными решениями, чаще всего совершаются за рамками Производства.
Огромный потенциал в офисах
Стоит признать, что львиная доля оптимизации реализуется в производстве в меньшей степени в администрировании. Тем не менее в офисах кроется огромный потенциал, в то время как в заводских мастерских большой прогресс уже был достигнут. Поэтому многие компании на сегодняшний день продолжают снижать непродуктивную офисную деятельность и сокращать потери в данной области, при этом уже давно выпуская высококачественную продукцию.
Необходимо для выживания
Еще один довод в пользу изменений.
Не секрет, что во всех отраслях промышленности глобализация наложила свой отпечаток, тем самым заставив сокращать отходы и потери во всех их проявлениях, что сегодня является не опцией, а обязательным условием для обеспечения выживания компании на конкурентном рынке.
Повседневная деятельность на многих предприятиях
Как выглядит обычный рабочий день? На многих предприятиях примерно одинаково:
- работа в офисе не регулируется какими-либо правилами; каждый выполняет свою работу так, как считает правильным
- сроки длительные
- присутствуют «объездные пути» и «заторы»; эффективный поток деятельности больше походит на ручеек.
Почти треть всех потерь
На основе проведенных исследований по фотографиям рабочего времени сотрудников и распределения нагрузки в течение дня было установлено, что почти треть всех потерь в офисах и на каждом рабочем месте занимает время на поиск нужного документа. Половина всех потерь вызвана плохо скоординированными процессами, следствием чего являются длительное время ожидания и пробуксовки процессов. Остальное составляет непродуктивная деятельность офиса. Проведя несложную калькуляцию в голове, мы ужаснулись…
70 непродуктивных дней в году
Исходя из того, что почти 30% рабочего времени по результатам исследований проходят не продуктивно, можно запросто подсчитать, сколько дней в году каждый работник тратит впустую. Это означает, что 70 дней из трудового года каждый сотрудник приходит на работу, занимается бесполезными вещами и идет домой (!).
Устойчивый порядок
Основная наша цель состоит в том, чтобы при помощи тех инструментов и советов, которые находятся у нас в руках, мы могли поддерживать порядок на письменном столе и в рабочем кабинете постоянно.
Цифры из мировой практики
Применяя нехитрые советы и рекомендации, в перспективе можно достичь результата уже в скором времени. Как определить эффект от внедрения? Улучшения можно выразить в количественной форме; среднестатистические данные из практики показывают:
10-20% повышения эффективности
20% высвобождения площадей
40% сокращения времени на поиск
25% сокращение сроков выполнения
Эффекты в будущем
Благодаря изменениям можно достичь:
- явного улучшения удовлетворенности сотрудников
- сокращения промежуточных, не приносящих ценности, этапов в процессах
- улучшения реакционной способности, отвечающей пожеланиям клиента
- повышения конкурентоспособности
Что значит «кайдзен»?
Кайдзен - процесс постоянного улучшения в форме направленного последовательного движения/развития посредством маленьких шагов. Мероприятие данного процесса просты в реализации, не требуют затратных высокотехнологичных решений или инвестиций, а риски обозримы и ограничены.
Принципы кайдзен априори, в первую очередь, осваиваются на производстве. Результатами являются улучшения, а также знания о потенциалах к улучшениям. От производства к офисам… Принципы стоит перенимать под лозунгом «Что для производства хорошо, может быть неплохо и для администрации». Применяемые инструменты не новы, основаны на поиске потенциалов для улучшения, но уже в офисной сфере. Благодаря кайдзен проблемы, о которых ранее вы не подозревали, становятся прозрачными и очевидными. Особенностью является то, что пользу получает не только предприятие, но и сотрудники: они могут работать быстрее, лучше и менее напряженно, в то время как предприятие благодаря этому становится более конкурентоспособным.
Взбираясь по лестнице кайдзен
Цель кайдзен в офисе - поэтапное и непрерывное улучшение.
Первый этап требует много времени и усилий для наведения вокруг порядка и сортировки в пределах вашей рабочей зоны (удаления всего, что отвлекает ваше внимание и мешает концентрации при выполнении насущных задач, не относится к ним).
На втором этапе устанавливают «правила игры». Правила позволяют удерживать вещи в порядке. Кроме того, там, где установлены правила, нет более необходимости постоянно наводить порядок.
Третий этап знаменует собой достигнутый по результатам первых двух успех. Однако расслабляться рано, на данном этапе процессы требуют оптимизации.
На четвертом этапе происходит более интенсивное вовлечение сотрудников в размышления на тему возможных улучшений. Здесь сотрудники выступают в роли экспертов.
Задача пятого этапа - стремлениям в поиске улучшений придать вектор путем постановки целей. Эти цели непосредственно относятся к стратегическому развитию компании. Определение показателей эффективности в данном ключе помогают измерить степень достижения целей.
Поле боя обширно, поэтому на сегодняшний день постараюсь осветить лишь некоторые рекомендации, так называемые tips&tricks, в рамках первого этапа. На самом деле на границе первого и второго шагов мы пока и находимся. И многое еще предстоит. Но время мы распределяем с заделом на то, чтобы каждая деталь была принята и воспринята сотрудниками. Поэтому мы не участвуем в гонке преследований. Наша тактика - размереннее движение вперед. Итак, первый шаг: наведите порядок и чистоту
Как сотрудник может работать с высокой эффективностью в хаосе?
В условиях нынешней международной конкуренции каждая минута на счету.
Не могу вспомнить ни одного человека, который пожалел бы о сэкономленном времени при выполнении повседневной работы. Объяснение этому простое: стопки бумаг на столе отражают характер человека - пустой рабочий стол говорит о светлой голове.
Прежде чем порядок поддерживать, его нужно для начала хотя бы раз навести. Это и есть цель первого этапа. Вы скажете, что на это у вас нет времени (исходя из этого можно сделать вывод, - вы четко понимаете структуру своего рабочего дня, что уже является первым шагом на пути к стандартизации!). Однако постарайтесь вырваться из офисной рутины и начать с этого первого шага. Удивительная вещь в Бережливом офисе - потраченное время на изменения незамедлительно впоследствии оправдывает себя. Наводя порядок и производя уборку, вы снимаете с себя необходимость пребывать в хаосе в будущем, экономя драгоценное время на отказе от излишних поисков. Возможно, ваши коллеги, увидев ваш рабочий стол, усмехнуться и скажут: «У тебя что - нет работы?» Но подождите некоторое время и увидите, что те же самые люди вернутся, чтобы спросить, как вам это удалось.
Прежде чем перейти к решительным действиям, необходимо сначала прояснить исходную ситуацию. Эффект этого вступительного этапа настолько действенен, что подобный подход настоятельно рекомендуется.
1. Сфотографируйте исходную ситуацию : ваш письменный стол, а также рабочее место полностью: пол и подоконники, используемые шкафы (детально).
То, как вы видите ваше рабочее место на фото, отличается от вашего восприятия, когда вы сидите за рабочим столом. Фотография позволяет увидеть ситуацию на расстоянии, подобная «шоковая терапия» очень полезна и как нельзя лучше помогает открыть глаза на проблемные места.
Не пытайтесь сделанным фоторепортажем компрометировать коллег. Данная процедура затеяна не для того, чтобы изобличить коллег в хаосе на их рабочих местах. Хаос лишь указывает на то, что существующие процессы не до конца продуманы и не стандартизированы. Везде на фото, где вы увидите несоответствия, имеется потенциал для улучшения. Фотография отобразит картину того, как выглядит ваше рабочее место со стороны. Для усиления эффекта вы можете их распечатать и повесить под заголовком «Так видят нас со стороны наши клиенты, гости, коллеги, поставщики и т.д.».
2. Сортируйте и систематизируйте
После того как вы запротоколировали исходное состояние, необходима сортировка. Избавьтесь от всех ненужных вещей. В ящиках стола, шкафах и на полках много вещей, к которым вы давно привыкли, но которые уже давно не используются или не будут использоваться в будущем. Все, что не используется, должно быть утилизировано.
Количество отсортированной документации, лотков для бумаг и прочих подобных вещей после такой процедуры поражает.
Результат - высвобожденные пространство и площади, а также впоследствии сокращение времени на поиски. Не стоит пытаться объять необъятное. Начните с отправной точки пространства и следуйте пошагово. Например, ваш письменный стол - эпицентр вашей работы. Начните с него. Постулат тайм-менеджмента гласит: сотрудник за «пустым столом» работает эффективнее, чем за «загруженным» (как столяр с рубанком). Следом за столом обратите внимание на следующие зоны. Рекомендуется проследовать следующим маршрутом:
- письменный стол
- выдвижные контейнеры и ящики стола
- под столом на полу
- в вертикальных шкафах, комодах, на полках
- на подоконниках и других горизонтальных поверхностях
Что делать, если на сортировку не хватает времени
Может случиться так, что для хорошей качественной сортировки одновременно во всем вашем офисном пространстве нет достаточно времени.
Прикрепите на дверцы стикеры и проставьте нумерацию последовательно. Составьте на основе этого перечень задач. Снабдите каждую задачу именем ответственного за исполнение и сроком. Сделайте данный план мероприятий видимым для всех сотрудников. Его можно будет убрать, когда все мероприятия будут выполнены.
На данном плане вы сразу видите, что уже было выполнено, а что осталось сделать.
Вы можете также сделать фотопротокол и разослать его всем сотрудникам. Вряд ли протокол останется надолго в памяти. Однако стикеры послужат своеобразными маяками для напоминания и постоянно на виду.
Применяйте метод со стикерами также, если вы сомневаетесь в пригодности вещей, или не можете принять окончательное решение самостоятельно. Внесите эти пункты в план мероприятий, а затем в совместной дискуссии с заинтересованными коллегами совместно решите судьбу этих объектов или предметов. Напишите на стикерах инициалы сотрудников, так будет проще определить с первого взгляда, кто ответственен за данный объект.
3. Практикуйте избавление от вещей в тестовом режиме
Люди по своей натуре охотники и коллекционеры. Поэтому готовясь к расставанию с вещами, могут возникнуть сомнения - а вдруг они понадобятся снова… Полезно будет поэкспериментировать в этом направлении прежде, чем перейдете к решительным действиям. Предметы и документы, которые не нужны на рабочем месте, но от которых не хотелось бы пока избавляться, положите в картонные коробки.
Эти коробки могут храниться в архиве, подвале или на складе. Тем самым вы освобождаете драгоценную площадь/пространство в вашей рабочей области.
Уберите освободившиеся полки из офиса. В противном случае они очень скоро заполнятся чем-нибудь вновь. Чтобы не забыть о содержимом коробок, подпишите их следующим образом:
Будьте внимательны при определении целесообразности срока актуальности архива.
Укажите на каждой коробке порядковый номер. При формировании архива и упаковок составьте опись того, что размещаете в них. Из описи можно составить перечень содержимого. Протокол архива вы можете прикрепить на каждой конкретной коробке. Копию можете держать на вашем рабочем месте - на внутренней стороне дверцы шкафа, чтобы при необходимости иметь прямой доступ к этой информации.
4. Освобождайте больше места в рабочем пространстве
Окружающее вас рабочее пространство должно быть организовано таким образом, чтобы способствовать концентрации на решении ваших ежедневных задач и достижению целей. В вашем окружении должны присутствовать только те вещи, которые необходимы вам ежедневно. Зачастую, однако, после проведения сортировки обнаруживается присутствие вещей, предметов, мебели, которая не используется и мешает.
Порой случается, что вы не можете точно определить необходимость тех или иных документов под рукой. Вы обращаетесь периодически к некоторым папкам, но не помните, к каким именно. Каждый раз, когда вы заглядываете в папку, крепите небольшую наклейку к ее корешку.
Приблизительно через три месяца появится картина, по которой вы сможете судить, какие папки наиболее ходовые в вашей работе. Чтобы каждый раз не терять время на поиск наклеек, разместите их на одной из стенок шкафа с папками. Совет будет полезным в том случае, если вы периодически переводите в архив не часто используемые папки, или избавляетесь от них. Внесите в ваш календарь регулярное напоминание, когда вы решаете, какие папки должны быть удалены из вашей рабочей области.
Альтернативная идея: вы можете заклеить створы папок скотчем. Когда папка нужна, вы срываете ленту. По истечении трех месяцев вы поймете, какие папки следует отправить в архив: все те, на которых скотч остался нетронутым.
В некоторых офисах в наличии имеются шкафы или тумбы, которые не используются - часто с аргументом, что мебель стоит больших денег. То, что приобретение всегда связано с тратой денег, верно. Если мебель стоит на проходе, является причиной излишних поисков, отвлекает от работы, это выливается в еще большие затраты.
Избавьтесь от подобной мебели. Расставьте только необходимую мебель и найдите ей новое применение. Некоторые предприятия предлагают забрать ненужные мебель и предметы своим сотрудникам. Определите место, куда вы поместите подобные вещи, чтобы их могли свободно вывезти.
5. Оптимизируйте сортировку мусора
Наведение порядка всегда связано с тем, что вы расстаетесь с ненужным. Часто на рабочем месте для всего используется одна мусорная корзина - будь то стаканчик из-под йогурта или скомканная бумага.
Вместо этого необходимо обзавестись ящиком для утилизации бумаг. Его вы используете, снабдив своим именем, только для этой цели. Кстати, лучше иметь небольшой рабочий стол и большой ящик для бумаг, чем наоборот.
Прочий мусор следует сортировать посредством контейнера с несколькими отсеками или отдельных промаркированных емкостей. Размеры контейнеров обусловлены объемами отходов.
Так как со временем в ящике накапливается слишком много документов, необходимо не ежедневно, но хотя бы еженедельно опустошать его. Кроме того: если вам необходим документ, который вы отправили в ящик, вы можете извлечь его оттуда невредимым.
Ящик для бумаг должен быть подходящей формы и размеров, чтобы помещенные туда документы не мялись.
Обратите внимание, что сортировка мусора должна соблюдаться на протяжении всей цепочки! Имели место случаи, когда сортировка успешно осуществлялась в офисах, однако, к вечеру обслуживающий персонал попросту сваливал весь мусор в один бак.
Для идеалистов - можно использовать один из выдвижных ящиков стола/тумбы под контейнер для бумаг. В течение дня он открыт. Когда вы принимаете посетителей, можете закрыть его одним движением - для посторонних глаз он не виден.
6. Держите рабочее место в чистоте и поддерживайте порядок
Если вы навели порядок и чистоту на своем рабочем месте, то теперь необходимо постоянно поддерживать это состояние.
Возьмите за привычку наводить порядок на вашем рабочем столе прежде, чем вы покинете ваше рабочее место в конце дня. Таким образом, на следующий день вы можете начать с нуля. В противном случае вы копите документы: в первый день остается лежать 5 листов, на следующий день - другие пять, а на третий день у вас уже выросла стопка бумаг. Данное наведение порядка по вечерам полезно, если вы еще находитесь на стадии адаптации. По мере освоения рекомендаций по поддержанию порядка вы увидите, что по истечении дня не так уж и много придется приводить в норму.
Поддержание чистоты и порядка должно регулярно контролироваться:
Можно использовать чеклист, приведенный в начале, либо разработать свой собственный по потребностям. Сюда вы можете также включить пункты по уборке столов, выдвижных ящиков, шкафов, офисных приборов, пола, растений, ламп, мусорных контейнеров, зон общего пользования и т.д.
Успешное внедрение
Предлагаю опробовать эти приемы. Вы заметите, что все больше времени высвобождается в вашей деятельности, когда вас окружает порядок.
РОТО ФРАНК - компания немецкая. Большинство моих российских коллег меня поддержит в том, что изо дня в день мы все больше верим в справедливость немецкой пословицы «Ordnung muss sein» (Порядок - всему голова). Это дает нам стимул двигаться в направлении освоения следующих шагов Бережливого офиса: разработке правил, оптимизации существующих процессов, вовлечении сотрудников в качестве экспертов, постановка целей стратегического развития и определение показателей эффективности.
Перепроверьте себя по реализации предложенных вам приемов:
- Сфотографировали ли вы исходное состояние?
- Произвели ли вы сортировку и избавились от ненужных вещей (и продолжаете это делать систематически)?
- Применили ли вы метод стикеров?
- Практиковали ли вы метод избавления от вещей в тестовом режиме?
- Освободили ли вы больше места в вашей рабочей области?
- Произвели ли сортировку бумажного мусора в отдельный ящик?
- Взяли за привычку наводить порядок на рабочем столе по окончании рабочего дня?
На основании проведенного анализа научной организаций труда в Администрации Центрального округа мы можем предположить следующие мероприятия по усовершенствованию.
1. Введение регламентируемых перерывов в работе сотрудников администрации (каждые 2 продолжительностью часа 5-10 минут) или каждый час по 5 минут.
Такие регламентируемые перерывы должны помочь снизить нагрузку на работников Администрации. Перерывы должны быть обязательно регламентируемые потому что они более эффективны чем перерывы, устраиваемые самими сотрудниками.
2. Выделение места под комнату отдыха персонала.
Сотрудники получат возможность лучше отдохнуть во время перерыва, что даст новый прилив сил для продолжения работы.
Требования к комнате отдыха
Согласно СНиПу 2.09.04-87 «Административные и бытовые здания», площадь помещения для отдыха в рабочее время рассчитывается, исходя из нормы 0,9 кв. м на человека. Но учитывая, что в администраций работает 84 человека, площадь в 84 кв. м предоставить не возможно, то предлагаем сделать комнату размером 30 кв. м, учитывая тот факт, что сотрудники будут приходить туда не все одновременно.
Должны присутствовать диваны и кресла
Если у организаций есть возможность, то можно поставить спортивные тренажеры (например велотренажер или настольный теннис);
Помещение должно быть светлым, человек испытывает радость при освещении не менее 2500 Lux (как в солнечный день), но для сотрудников которые могут вздремнуть за 5-10 минут нужно повесит темную шторку.
Дизайн и цвет самой комнаты должен отличаться от расцветки и дизайна кабинетов в организации.
Поддерживать температуру воздуха в комнатах отдыха не ниже 22?С (в холодный период года) так требует СНиП 2.09.04-87
Приток свежего воздуха в час должен составлять не менее 30 кубометров на человека.
Наличие тишины.
3. Выделение на Администрацию 1 автомобиля - что бы сотрудники могли передвигаться по служебным делам, не на автобусе или не тратили на время на ожидание машины
4. Дальнейшее улучшение условий труда
Улучшение условий труда играет большую роль в повышении престижа организации. Материальная заинтересованность не всегда выдвигается на первый план, служащий, испытывающий дискомфорт на рабочем месте, постарается сменить работу. Служащего интересуют продолжительность рабочего дня, недели, возможность перерывов в работе. Организация питания в обеденный перерыв.
Немаловажную роль играет отношение начальства к предложениям о благоустройстве рабочего места. Условия труда, кроме престижа организации, оказывают огромное влияние на отношение работников к выполняемым обязанностям, производительность и качество выполняемой работы.
Приведение кабинетов и рабочих мест в соответствию с гостами по охране труда.
Установка более новых и более мощных кондиционеров, так как в летние время некоторые кондиционеры просто не справляются с возложенными на них функциями.
Установка пластиковых стеклопакетов, они лучше экономят тепло и гораздо проще в эксплуатаций. Их не надо заклеивать, и у них есть функции проветривания несколько видов.
Перестановка в кабинетах или обмен кабинетам между сотрудниками исходя из количества сотрудников и площади кабинета, так как на каждого сотрудника с современным рабочим компьютером полагается не менее 4,5 м? площади и расстояние между рабочими столами, на которых установлены мониторы, должно составлять по лицевой стороне не менее 2 м. Боковое расстояние между краями мониторов - не менее 1,2 м. Минимальное расстояние между глазами и поверхностью монитора - 0,5 м (в этом имеются нарушения в администрации).
5. Повышения преданности организации - это предложение сформулировано с учетом результатов, обнаруженных при тестировании.
Преданность прочно связывает человека с определенными представлениями или определенными действиями. Работник может быть предан людям, целям, своей организации, заданию, работе, или некоему идеалу или ценности. Преданность работника может быть сильной или слабой, носить условный или безусловный характер.
Способы повышения преданности могут быть материальные и не материальные. Остановимся на не материальных.
Слово «нематериальные» в названии методов не должно вводить в заблуждение. Очень многие из рассматриваемых ниже методов требуют затрат (и немалых). Суть их нематериальности состоит в том, что сотрудник напрямую не получает материальных благ или получает их как символ успеха, достижений.
Способы повышения преданности можно разделить на две группы вознаграждений.
1. Видимые вознаграждения, к ним относятся:
Предоставление сотруднику отдельного кабинета;
Оснащение рабочего места престижной мебелью и оборудованием;
Выделение организацией служебного (для использования в рабочих целях) или личного автомобиля;
Предоставление мобильной связи;
Места для парковки собственного автомобиля сотрудника.
Эта разновидность вознаграждений близка по сути к льготам и компенсациям, но отличается тем, что в меньшей степени привязана к профессиональной деятельности работника, а в большей - к его личности. Поскольку подобные вознаграждения часто используют для поощрения тех кто, внес большой вклад в развитие организации, то они содействуют формированию приверженности (преданности) организации.
2. Вторая группа вознаграждений публичные:
Вынесение благодарности в приказе или отправление личного благодарственного письма за достижения в работе или за участие в ликвидации форс-мажорной ситуации в организации;
Введение в организации почётных званий, например, Лучший работник месяца (квартала, полугодия, года), присваиваемых или по подразделениям и видам деятельности или по организации в целом.
Вывешивание фотографий лучших сотрудников на Доску Почёта;
Введение книги почета;
Занесение их имён в Книгу Почёта организации;
Призы за победы в соревновании и конкурсах.
Конкурс в администрации может объявляться в разовом порядке. В этом случае целью конкурса может быть решение конкретной проблемы.
Конкурс может быть и постоянно действующим, направленным на поощрение любых идей, нацеленных на развитие организации труда. По итогам конкурса, так же как и по итогам соревнования, можно выплачивать денежные премии, однако не они окажут основное влияние на мотивацию сотрудников, участвующих в конкурсе. В целом, конкурс как средство мотивации способствует, в первую очередь, повышению результативности и эффективности работы сотрудников, но в определённой степени поддерживает их преданность организации.
Организация может позволить выпускать собственную газету, целесообразно и её использовать, чтобы отметить разовые или систематические, коллективные или индивидуальные успехи служащих.
Весьма своеобразные поощрения - обед с главой администрации, на котором сотрудник может поделится своими предложениями и планами по работе.
Большинство перечисленных публичных вознаграждений, хоть и увязываются с успехами в работе, также нацелены на поддержание и развитие преданности организации.
Обучение других сотрудников, наставничество является своеобразной формой поощрения наиболее квалифицированных и опытных сотрудников.
Ещё один из видов нематериального поощрения (однако нередко обходящийся организации в значительные суммы) - подарки. Примером наименее затратного подарка является предоставление возможности сотруднику при необходимости иногда укорачивать рабочий день с сохранением полной оплаты. Довольно распространены подарки к дням рождения, юбилеям, важным событиям (свадьба, рождение ребёнка).
Проблема лояльности персонала является одним из ключевых факторов формирования ее стабильности как социально-экономической системы, а значит, и повышения продуктивности деятельности её сотрудников (в том числе и муниципальных служащих).
В западной литературе широкое использование применительно к вопросу лояльности персонала имеет термин commitment. При этом выделяется различные типы приверженности.
Первый - так называемая приверженность в силу долгосрочного сотрудничества Она базируется на приобретенных в результате долгосрочного пребывания в организации преимуществах в виде старшинства положения, а также полученных привилегий. В связи с этими условиями уход из организации становится дорогим и невыгодным для работника.
Существует также понятие аффективной преданности или лояльности по отношению к организации. В данном случае речь идет об эмоциональной привязанности работника к организации и идентификации с ее целями, иными словами - о позитивном отношении к организации. При наличии данного вида преданности, сотрудники более склонны к взаимопомощи, стремятся генерировать идеи и проявлять большую инновативность.
В литературе упоминается также и так называемая нормативная преданность, определяемая как осознание сотрудником того, что он должен продолжать работать в данной организации.
Оптимальным признается сочетание трех видов преданности, когда сотрудник испытывает желание работать в организации в сочетании с потребностью оставаться в ней, подкрепленной также чувством долга. Лояльность, таким образом, - это эмоциональная привязанность к своей организации, желание оставаться ее членом. Базой для формирования лояльности могут стать:
строгая, но справедливая политика вознаграждения,
удовлетворенность содержанием работы, выполняемой в организации,
ощущение внимания и заботы со стороны организации,
удовлетворенность своей карьерой в организации,
уверенность в целесообразности длительной работы в данной организации.
Можно выделить три ключевых фактора воспитания лояльности.
Первый из них - материальное стимулирование. Строгая, но справедливая политика вознаграждения будет способствовать росту лояльности. Персонал должен видеть, как именно личный вклад в работу администрации влияет на величину полученной премии. Очень часто проблемы, связанные с несправедливой оплатой труда, разобщают людей, формируя чувство зависти к коллегам и недовольство руководством.
Лояльность сотрудников базируется не только на деньгах. Все большее значение приобретают факторы нематериального стимулирования. И это второе условие лояльности.
Признание коллегами и руководством, понимание важности деятельности, ответственность и ощущение компетентности, возможность профессионального развития, престижность работы - очень важные условия благожелательности и уважения к своей организаций. Их отсутствие, как правило, обезличивает отношения. Если руководство привыкло не замечать достижений персонала, очень легко получить кадровую нестабильность и даже побег сотрудников. Люди, не чувствующие связи с работодателем, уходят, как только появляется шанс зарабатывать больше.
В рамках нематериального стимулирования лояльность можно поднимать и через социальные пакеты (льготный отдых, оплата спортклубов). Однако при этом необходимо учитывать индивидуальные особенности сотрудников. Ведь у людей разные цели - как жизненные, так и профессиональные. Невнимание к этому фактору может свести на нет все усилия руководства.
Избежать этого позволит применение технологии обратной связи - третьего важного фактора лояльности. С ее помощью начальники больше узнают персональные потребности работников. Обратная связь является проводником идей руководства к подчиненным разного уровня, позволяя избежать неправильного понимания стратегических и тактических целей организаций. При этом мнения рядовых сотрудников об управлений становятся объектом внимания руководства.
Значимость этих факторов объясняется тем, что отсутствие или недостаток информации о результатах работы подчиненных часто становится главной причиной низкой лояльности.
Заработная плата является самым краткосрочным мотиватором. Обычно через 3 месяца после ее повышения рвение людей работать «не помня себя» пропадает.
Принципы лояльности служащего:
1. Справедливое вознаграждение. Закон справедливого вознаграждения гласит: материальное вознаграждение за проделанную работу должно быть пропорциональным вложенным усилиям и пропорции должны быть примерно равны для работников того же уровня.
2. Удовлетворение важных потребностей. Человек проводит на работе не менее трети своей взрослой, активной жизни. Кто-то может довольствоваться малым и кроме зарплаты его ничто не интересует, но для большинства важно чувствовать себя необходимым, находиться на пути личной реализации и т.д.
3. Честные взаимоотношения, выполнение условий договора. Когда человек соглашается приступить к работе, то в первую очередь он опирается на известные ему условия договора. Очень важно, чтобы реальность не расходилась с тем, что говорили до поступления на работу. Многие изменения договора воспринимаются людьми, как несправедливые, особенно если они принимаются в одностороннем порядке.
4. Благоприятная экологическая обстановка на рабочем месте. Все большее количество людей осознают, что приятно быть и здоровым и богатым одновременно. Теперь становится важным уровень излучения монитора, освещенность рабочего места, шумность, чистота воздуха.
5. Удовлетворенность руководством.
Исходя из всего этого, можно подвести некоторый итог. Понятие лояльность мы предлагаем рассматривать как эмоциональную, аффективную характеристику персонала, формирующуюся под влиянием огромного количества факторов, среди которых на первое место выходят либо факторы материального, либо нематериального стимулирования, и, как правило, это зависит от позиции, которую сотрудник занимает в организации.
Эксперты подчеркивают тот факт, что на руководящих позициях материальная составляющая лояльности начинает отходить на второй план. Кроме того, важную роль в обеспечении высокого уровня лояльности персонала играют коммуникации внутри организации и обратная связь, которая обеспечивает формирование доверительных отношений.
Связь между лояльностью и производительностью работы организации, несомненно, существует хотя бы в такой форме: не слишком лояльные сотрудники больше времени тратят на собственные нужды, чем на нужды организации (используя ресурсы организации, в частности, телефон, ксерокс, канцелярские принадлежности). Хотя более традиционно проблема «лояльности» связывается не с производительностью, а с таким прямым ущербом, вызванным таким нелояльным поведением, как разглашение конфиденциальной информации и т.п.
Измерить потери от нелояльности но только в тех организациях, где:
а) есть измерительная шкала или шкалы (например, введена система KPI-key performance index),
б) есть более и менее лояльные сотрудники, и мы можем отделить первых от вторых (для сравнительного анализа эффективности).
Для того, чтобы добиться выполнения второго условия создать инструмент для измерения уровня лояльности. Но, поскольку для создания инструмента требуется обосновать, какова будет экономия от его внедрения, то круг оказывается замкнутым.
Измерение уровня лояльности является как минимум непростой задачей. Основной рекомендацией для получения статистически значимой информации является проведение комплексного исследования с использованием анкетирования, исследования и интервью. Кроме того, сбор данных должен быть открытым, прозрачным, цель опроса должна быть понятна. Основной задачей является поиск либо создание вопросника, получение согласия на проведение интервью.
Для появления и повышения преданности сотрудника необходимо соблюдать 7 требовании.
Этап 1: «Любовь с первого взгляда».
На данном этапе большое значение имеет первое впечатление, которое сотрудник получает об администрации. Как прошла встреча нового сотрудника, как прошел первый рабочий день, который специалисты сравнивают с первым свиданием, как поддержали сотрудника в период его адаптации на новом месте. Важно, чтобы первый день прошел удачно, включая рабочее место и заданные четкие задачи.
Важным фактором на этом этапе является сам коллектив, его подготовленность к встрече с новым работником. Необходимо, чтобы коллеги по работе знали четкие функции нового работника, и каким образом его работа будет улучшать достижения организации.
В некоторых организациях разработаны специальные мероприятия, которые направлены на адаптацию нового специалиста с закрепленными лицами, которые отвечают за эффективное осуществление процесса адаптации нового служащего.
За один день к рабочему месту не привыкнешь, при этом у каждого человека этот процесс протекает индивидуально, поэтому необходимо найти к каждому работнику персональный подход. Весь смысл заключается в том, чтобы руководитель мы присмотреться к новому работнику, а сотрудник в свою очередь мог рассмотреть организацию изнутри.
Этап 2: «Мы с тобой одна команда».
Сотрудники должны ощущать себя членами одного целого механизма, единой командой. Для достижения такого механизма формируют корпоративный дух организаций. Устраиваются тренинги, мозговые штурмы, неформальное общение во время досуга (т.е. серьезные и направленные командообразующие мероприятия). Организация различных конкурсов и соревнований, объединяющих и сплачивающих коллектив.
Главной целью таких мероприятий создание командного духа у сотрудников это обязательно должен помнить руководитель.
Этап 3: «Мое богатство - мои сотрудники».
Важным постулатом, играющим значительную роль при построении системы развития, обучения персонала и его карьерного роста является тезис - «Мое богатство - мои сотрудники».
Инвестиции, сделанные в сотрудников, возвращаются в организацию, но для этого нужно создать стратегию развития своей команды. Сотрудники будут понимать, к чему им следует стремиться, а организация сможет правильно распределить и использовать свои ресурсы.
Для повышения квалификации отдельного специалиста или обучения персонала можно привлекать «со стороны» тренера или взять в штат специалиста, который будет заниматься развитием персонала, включая определение потребности в обучении и сам организационный процесс обучения персонала.
С начала будет казаться, что обучение персонала приносит высокие затраты, но при дефиците управленцев и специалистов на рынке труда, именно обучение персонала становится мотивирующим фактором, который повышает степень лояльности сотрудников к организации и их производительность.
Этап 4: «Любовь не продается».
Заработная плата достойного уровня это, безусловно, важный фактор, но необходимо помнить, что внимание и заботу к себе сотрудники обязательно оценят. Например, доставка служебным транспортом, организация обедов, оздоровительные путевки или абонемент в спортивный клуб повлияет позитивно на отношение к организации и к своему труду, повысив лояльность и производительность сотрудников.
Этап 5: «Принцип открытых дверей».
Позитивно сказывается на сотрудниках и политика «открытых дверей», заключающаяся в том, чтобы начальник организации всегда был доступен для подчиненных. Необходимо организовывать встречи руководителя с коллективом, планировать доступный график, по которому работник мог бы лично пообщаться при необходимости с начальником.
Сотрудники должны знать, что они не случайные люди и не пешки в «чужой игре», они команда, работающая заодно в основном составе. Люди должны иметь возможность высказывать свои мысли без угрозы, что инициатива наказуема, и т.о. понимать, что такое общение способно оказать влияние на организацию их труда.
Этап 6: «Мне с тобою по пути».
Команда единомышленников должна знать миссию организации, которую ей нужно четко донести, и не формально, а чтобы люди знали идею, ради которой они будут каждое раннее утро ходить на работу. Главным условием эффективной работы является совпадение целей организации с личными целями работников.
Этап 7: Нужно просто любить своих сотрудников и их преданность организации будет обеспечена.
